Zoho WorkDrive: Eine kollaborative Dateiverwaltungslösung zur Optimierung Ihrer Daten

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Alle Unternehmen – egal wie klein oder groß sie sind – benötigen zuverlässige Speicher- und Kollaborationsplattformen, um effektiv arbeiten zu können. Obwohl Sie für beides viele gute Optionen haben, ist es schwierig, eine Plattform zu finden, die beide Funktionalitäten unter einem Dach bietet.

Betreten Sie Zoho WorkDrive, eine Cloud-Speicher- und Kollaborationsplattform, die Ihre Daten rationalisiert, indem sie ihnen sichere Cloud-Speicher- und Kollaborationstools an einem Ort bietet.

Lassen Sie uns loslegen, um Zoho WorkDrive im Detail zu erkunden und herauszufinden, was es zu einer großartigen Dateispeicher- und Kollaborationsplattform macht.

Inhaltsverzeichnis

Zoho WorkDrive ist eine cloudbasierte Dateispeicher- und Kollaborationsplattform, die es Teams ermöglicht, Dateien einfach in Echtzeit zu speichern, zu teilen und gemeinsam daran zu arbeiten.

Es wurde vor einigen Jahren als Ersatz für Zoho Docs eingeführt und diente als zugrunde liegende Speicherplattform für seine Suite von Office- und Produktivitäts-Apps. Und in dieser Zeit wurden mehrere Änderungen an der Plattform vorgenommen.

Die neueste Ausgabe ist WorkDrive 4.0. WorkDrive 4.0 bietet eine Vielzahl neuer Funktionen in verschiedenen Bereichen, darunter Benutzeroberfläche, Datenverwaltung, Integration von Drittanbietern und mehr, um mit den wachsenden Anforderungen einer hybriden Arbeitsumgebung Schritt zu halten.

Zoho WorkDrive ist sowohl auf Mobilgeräten als auch auf Desktops verfügbar.

Als Dateiverwaltungs- und Kollaborationsplattform können Sie mit Zoho WorkDrive weit mehr tun, als nur Dateien zu speichern. Dies ist dank der vielfältigen Funktionen möglich, zu denen Folgendes gehört:

Eines der besten Dinge an WorkDrive ist die Zusammenarbeit im Team. WorkDrive erledigt dies mithilfe von Teamordnern, die es Mitgliedern eines Teams ermöglichen, Dokumente in einen einzelnen Ordner hochzuladen, um sie allen Teammitgliedern gleichzeitig zur Verfügung zu stellen. Auf diese Weise müssen Benutzer Dateien nicht einzeln per E-Mail versenden und sich später mit anderen in Verbindung setzen.

Wenn jemand im Team Änderungen an einer Datei in einem Teamordner vornimmt, benachrichtigt WorkDrive alle darüber per Benachrichtigung, sodass sie immer über die Änderungen auf dem Laufenden sind und nicht ab und zu den Speicherplatz überprüfen müssen dann selbst aktiv.

Um alle Projektdateien und Dokumente organisiert zu halten, ermöglicht WorkDrive Arbeitsbereichsadministratoren die Erstellung von Unterordnern innerhalb eines Teamordners. Dies ist etwas, das große Unternehmen am besten nutzen können, um Dateien nach Abteilungen zu kategorisieren. Administratoren können außerdem Zugriffsberechtigungen für jedes Teammitglied festlegen, um dessen Zugriff auf den Inhalt des Ordners einzuschränken.

Schließlich verfügt jeder WorkDrive-Arbeitsbereich über einen Papierkorb unter dem Teamordner, um alle Dateien und Dokumente sicher aufzubewahren. Wenn also jemand im Team eine Datei oder einen Ordner löscht, landet diese im Papierkorb. Auf diese Weise besteht die Möglichkeit, es wiederherzustellen, wenn es später benötigt wird oder wenn jemand im Team es versehentlich löscht.

Wenn Teams WorkDrive abonnieren, erhalten sie auch Zugriff auf die Zoho Office Suite. Zoho Office Suite ist eine Suite von Tools, die Teams bei der Büroarbeit unterstützen. Es umfasst drei Tools: Writer, Sheet und Show. Alle drei bieten eine übersichtliche und benutzerfreundliche Oberfläche und stellen eine Vielzahl von Vorlagen bereit, um die Arbeit zu beschleunigen und auch offline zu arbeiten.

Darüber hinaus bietet jedes Tool mehrere weitere nützliche Funktionen, wie den fokussierten Schreibmodus in Zoho Writer, vordefinierte und benutzerdefinierte Funktionen in Zoho Sheet und verschiedene Design- und Animationsoptionen in Zoho Show.

In Kombination mit WorkDrive unterstützt dies Teams nicht nur bei Büroaufgaben, sondern hilft ihnen auch, ihre Dateien über alle Teams hinweg an einem Ort aufzubewahren. Dadurch wird es für Teammitglieder einfacher, in Echtzeit zusammenzuarbeiten, Feedback einzuholen und ihre Arbeit für alle im Team sichtbar zu veröffentlichen.

WorkDrive bringt das Kollaborationserlebnis auf die nächste Ebene. Es gibt Ihnen die Möglichkeit, einen kollaborativen Arbeitsbereich einzurichten, in dem Sie mit Kollegen zusammenarbeiten können, ohne sie in einen Teamordner einzuladen. Ebenso vereinfacht es den Dateiaustausch mit Einzelpersonen oder anderen Teams auf der Plattform, was wiederum die Zusammenarbeit effizienter macht.

Da mehrere Personen gleichzeitig an einer Datei arbeiten können, kann es zu mehreren Kopien derselben Datei kommen. Dies kann die Identifizierung der Originaldatei zu einem anspruchsvollen und langwierigen Prozess machen. Aber zum Glück unterstützt WorkDrive den Versionsverlauf, sodass Teammitglieder problemlos auf alle verschiedenen Versionen einer Datei zugreifen, diese vergleichen und bei Bedarf auf eine frühere Version zurückgreifen können.

Dementsprechend ist die Aktivitätsüberwachung eine weitere nützliche Funktion, die die Zusammenarbeit auf der Plattform verbessert. Auf diese Weise können Teamleiter problemlos alles überwachen, was in ihrem Arbeitsbereich geschieht, um den Fortschritt zu verfolgen. Darüber hinaus können Aktivitäten über Filter im Detail überprüft werden, um weitere wertvolle Erkenntnisse zu erhalten.

Wenn Teammitglieder etwas besprechen oder Feedback zu einer Datei oder einem Dokument geben müssen, kann die Feedback-Funktion von WorkDrive (Dateianmerkungen genannt) nützlich sein. Damit können Benutzer ganz einfach ihre Gedanken zu einer Idee mitteilen oder durch kontextbezogene Kommentare Feedback zu Dateien oder Dokumenten hinterlassen.

Zoho WorkDrive unterstützt über 220 Dateiformate. Da dies ein ziemlich breites Spektrum an Dateiformaten abdeckt, stellt es sicher, dass es keine Kompatibilitätsprobleme auf der Plattform gibt, sodass Teams Dateien direkt im Arbeitsbereich anzeigen oder die gewünschten hochladen können, ohne sie zuerst konvertieren zu müssen.

Um das Auffinden und Suchen von Dateien auf der Plattform zu vereinfachen, bietet Ihnen WorkDrive die Möglichkeit, Dateien im Dokument nach Name, Ersteller oder Schlüsselwort zu durchsuchen. Ebenso unterstützt es auch OCR und Objekterkennung, wodurch Sie Bilder und gescannte Dokumente im Arbeitsbereich finden können, indem Sie einfach ein Schlüsselwort eingeben.

Außerdem gibt es eine Option zum Kategorisieren von Dateien im Teamordner. Auf diese Weise können Sie Ihre Dateien und Dokumente so organisieren, dass sie für alle Teammitglieder leicht zu finden sind.

Wenn Ihr Team mit anderen Unternehmen zusammenarbeitet, möchten Sie Ihren Kunden möglicherweise Ihre Fortschritte zeigen, um sie auf dem Laufenden zu halten oder ihre Meinung zu etwas aufzunehmen.

WorkDrive macht dies ganz einfach. Mit der Plattform können Sie schnell einen externen Link zu einer Datei erstellen, die Sie teilen möchten. Um diese Zusammenarbeit sicher zu gestalten und Ihre Daten zu schützen, können Sie mit dem Tool jeden von Ihnen versendeten Link mit unabhängigen Zugriffsberechtigungen, Ablaufdaten und Passwörtern sichern. Im Grunde haben Sie damit die vollständige Kontrolle über Ihre Links und können entscheiden, auf welche Benutzer, die Ihrem Arbeitsbereich beitreten, zugreifen oder welche Aktionen sie ausführen dürfen.

Ebenso können Sie mit den „Kundenbenutzern“ von WorkDrive Ihren externen Kunden oder einen Partner in Ihr Team einladen. Dies kann nützlich sein, wenn Sie möchten, dass Ihre Stakeholder für einen kurzen Zeitraum ein Projekt betrachten oder daran zusammenarbeiten.

Wenn Sie mit großen Teams arbeiten, möchten Sie bestimmte Statistiken über Ihren Arbeitsbereich wissen. Auf WorkDrive erhalten Sie an einem Ort Zugriff auf alle diese Statistiken sowie Berichte über alles, was in Ihrem Arbeitsbereich geschieht.

Wenn Sie beispielsweise ein Arbeitsbereichsadministrator sind, können Sie ganz einfach überprüfen, wann eine Datei aktualisiert wird, wie viel Speicherplatz ein Projekt beansprucht und wie viel freier Speicherplatz verfügbar ist.

Zoho WorkDrive ist sowohl auf Mobilgeräten als auch auf dem Desktop verfügbar und hält alle Ihre Dateien und Ordner auf Ihren Geräten synchron. Dadurch können Sie auf einem Gerät weiterarbeiten und auf einem anderen dort weitermachen, wo Sie aufgehört haben.

Darüber hinaus synchronisiert die Plattform Ihre Dateien und Ordner auch mit Ihrem Desktop, sodass Sie auch offline arbeiten und die Änderungen dann synchronisieren können, wenn Sie online gehen.

Zoho WorkDrive bietet drei Pläne: Starter, Team und Business.

Jeder Plan bietet alle grundlegenden Funktionen zur Dateispeicherung und -verwaltung. Wenn Sie jedoch in die höhere Stufe aufsteigen, wird der Zugriff auf einige weitere freigeschaltet. Schauen Sie sich die WorkDrive-Pläne an, um einen umfassenden Überblick über die Unterschiede zwischen allen drei Plänen zu erhalten und den richtigen für Ihr Unternehmen auszuwählen.

Wenn der angebotene Speicherplatz nicht ausreicht, bietet Zoho außerdem zusätzliche Speicheroptionen, die separat erworben werden können.

Zoho bietet neuen Benutzern eine 15-tägige kostenlose Testphase mit vollem Zugriff auf alle WorkDrive-Funktionen. Mit dieser Testversion können Einzelpersonen und Teams den Dienst testen und erkunden, um festzustellen, ob er ihren Anforderungen entspricht, und dann einen entsprechenden Plan abonnieren.

Schauen Sie sich Zoho WorkDrive an

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